社内規程

「社内規程」は、就業規則や情報セキュリティ規程などの社内ルールをPDFで配布・閲覧する機能です。規程は分類ごとに整理され、改訂は「版」として履歴に残ります。適用開始日が来ると、その版が自動的に現行版に切り替わります。

社内規程には2つの画面があります。

画面の開き方

どちらの画面もサイドバーには表示されません。画面右上のアカウントアイコンをクリックし、メニューから開きます。

• 社内規程 … 規程を読む画面です。権限は必要ありません
• 社内規程管理 … 総務担当者向けの管理画面です。管理権限がない場合、この項目は表示されません

規程を読む（全ユーザー）

一覧の見方

アカウントメニューの「社内規程」を開くと、自分に適用される規程が分類ごとに並びます。

分類は次の7種類です。規程が登録されていない分類の見出しは表示されません。

• 就業規則・賃金
• 休業・勤務
• 福利厚生
• 附則
• 情報・セキュリティ
• 36協定
• 労使協定

各行には、規程名・版の区分（「現行版」「直前の版」）・説明・現行版の適用開始日が表示されます。

PDFを開く・ダウンロードする

1. 読みたい規程名をクリックします
2. 画面内にPDFが開きます。ページを移動したり拡大したりできます
3. 改訂前の内容を確認したい場合は、上部のタブで「直前の版」に切り替えます
4. 手元に残したい場合は「ダウンロード」をクリックします

タブには版の区分と適用開始日が表示され、PDFの上に適用期間と備考（改定の要点など）が出ます。

ファイルサイズが10MBを超えるPDFは画面内に開けないため、「ダウンロードしてご確認ください」という案内とダウンロードボタンだけが表示されます。

表示される範囲

ここに出てくるのは「いま自分に関係する規程・版」だけです。

• 規程: 公開対象に自分の契約区分が含まれる規程だけが表示されます。対象外の規程は一覧に出ず、PDFにも直接アクセスできません
• 版: 現行版と、その直前の1版までです。それより古い版は表示されません
• 適用開始日が未来の版（適用予定）は表示されません。 その規程に現行版がまだ無い場合、規程名の下に「公開されている版がありません」と表示されます

「読んだはずの規程が見当たらない」「以前の版を確認したい」という場合は、総務担当者にお問い合わせください。

既読・同意の記録について

この画面には既読チェックや同意ボタンはありません。 誰がいつ規程を開いたかは記録されないため、周知や同意取得の記録が必要な場合は、お知らせ管理やワークフローなど記録が残る機能と併用してください。

規程を管理する（総務担当者）

開くための条件

「社内規程管理」を開くには、次のどちらかが必要です。

• 社内規程の管理権限（管理者レベル）を持っている
• 全体管理者である

メニューに「社内規程管理」が表示されない場合は、権限が付与されていません。全体管理者にお問い合わせください。

規程の一覧

一覧には次の情報が表示されます。

右上のプルダウンで分類を絞り込めます。規程の行をクリックすると詳細画面が開きます。

規程を登録する

1. 「規程を登録」をクリックします
2. 分類を選びます（必須）
3. タイトルを入力します（必須・255文字まで）
4. 必要に応じて説明を入力します（任意・2,000文字まで）。閲覧画面にも表示されるので、社員へ伝えたい補足があればここに書きます
5. 「保存」をクリックします

規程を登録した時点ではPDFがまだ無い状態です。続けて版を登録してください。

版（PDF・適用期間）を登録する

規程の行をクリックして詳細画面を開き、「版を登録」から追加します。

1. 規程PDFをアップロードします（必須）。PDF形式のみ・1件だけ・最大100MBです
2. 適用開始日を入力します（必須）
3. 適用終了日は任意です。空のままにすると、次の版が始まるまで有効として扱われます
4. 備考に改定の要点などを記録できます（任意・1,000文字まで）。閲覧画面のPDF上部にも表示されます
5. 「保存」をクリックします

改訂するときは、古い版を書き換えずに新しい版を追加してください。版を追加すれば履歴が残り、社員側でも「直前の版」として参照できます。

現行版の切り替わり方

詳細画面の「版の管理」には、過去版・適用予定を含むすべての版が表示されます。区分は参照した日付から自動的に決まります。

「公開する」という操作はありません。 適用開始日になった版が自動的に現行版になり、社員側の表示も切り替わります。年度改定などは、適用開始日を先の日付にして事前に登録しておけば、当日に作業する必要はありません。

なお、適用予定の版は社員側には表示されません。事前に内容を知らせたい場合は、別途お知らせなどで周知してください。

公開対象を設定する

詳細画面の下部で、この規程を読めるユーザーを契約区分で絞り込めます。

1. 「公開対象」で「全ユーザー」または「対象を指定」を選びます
2. 「対象を指定」を選んだ場合は、対象の契約区分を追加します
3. 「公開対象を保存」をクリックします（ここを押さないと保存されません）

「全ユーザー」に戻すと、指定していた対象は破棄されます。

公開対象が「未設定」の規程は、絞り込みが掛からず全ユーザーが閲覧できます。 特定の契約区分だけに公開したい規程は、版を登録する前に公開対象を設定してください。

規程・版を削除する

• 版の削除: 詳細画面の「版の管理」でゴミ箱アイコンをクリックします
• 規程の削除: 一覧または詳細画面から削除します。登録されている版もまとめて削除されます

削除すると社員側の一覧からも消えます。改訂の履歴は資料としての価値があるため、古くなった版は削除せず残しておくことをおすすめします。

よくあるお問い合わせ