プロジェクト棚卸

終了日が入っていないまま動きの止まったプロジェクト（休眠プロジェクト）を毎月洗い出し、PM に「終了する」か「続ける」かを確認してもらう機能です。

終了日が過去のプロジェクトは自動でクローズになりますが、終了日が未入力・未来日のプロジェクトは、実際には終わっていてもアクティブのまま残ります。棚卸はそうしたプロジェクトを見つけて、終了日を入れてもらうための仕組みです。

判定のしくみ

棚卸の対象は、下書きではなく、終了日が未入力・当日・未来日のプロジェクトです。終了日が過去のプロジェクト（クローズ済み）は対象になりません。

対象のプロジェクトを、最終打刻日をもとに次の3つに分けます。

次の場合は、上の表より優先して判定が変わります。

• 開始から120日以内のプロジェクトは「対象外」です（作ったばかりで打刻が無いのは正常なため）。開始日が未入力なら作成日を開始日とみなします

• 打刻不可のプロジェクトは、打刻で判定できないため「要確認」になります

• 打刻からは「クローズ候補」でも、タスクが直近3か月以内に更新されている場合は「要確認」に下がります

• 打刻からは「クローズ候補」でも、当月に有効なアサインがあるメンバーがいる場合は「要確認」に下がります

• 打刻からは「クローズ候補」でも、取引（見積・契約・請求・仕入）に動きがある場合は「要確認」に下がります

有効なアサインとは、プロジェクトのメンバー設定でアサイン期間が当月にかかっているメンバーです。アサイン期間を設定していないメンバーは数えません。

取引の動きとみなすもの

保守契約のように打刻やタスクの動きがほとんど無くても、契約期間中で毎月請求しているプロジェクトを終了すると、その後の請求・仕入の紐づけや収支の集計に影響します。そのため、次のいずれかに当たるプロジェクトは「クローズ候補」にせず「要確認」とし、判定の理由に当たった取引の種類を表示します。

削除した取引、取消（無効）・失注の請求、差し戻し・取消の仕入は数えません。契約は見積のプロジェクト、請求はプロジェクトが未入力なら見積のプロジェクトで数えます。取引の動きは「クローズ候補」を「要確認」へ下げるためだけに使い、「対象外」や「要確認」を「クローズ候補」へ上げることはありません。

判定基準の変更

月数・日数などの判定基準はテナントごとに変更できます。変更する画面は無く、テナント管理者が API（GET / PUT /api/v2/project-inventory-settings）で参照・変更します。テナント管理者以外は参照も変更もできません。

プロジェクト一覧で判定を見る

プロジェクト一覧では、判定で絞り込んだり、棚卸に関係する列を表示したりできます。

判定で絞り込む

1. 「プロジェクト」メニューを開く
2. 詳細検索を開き、「判定」で「クローズ候補」「要確認」「対象外」のいずれかを選ぶ

絞り込まれるのは棚卸の対象（終了日が未入力・当日・未来日）のプロジェクトだけです。

棚卸の列を表示する

「表示列の設定」で次の列を表示できます。初期状態では表示されていません。

• クローズ済み・下書きのプロジェクトは棚卸の対象外のため、判定と最終打刻日は空欄になります
• 判定はテナント全体の打刻を集計して求めるため、最大10分ほど前の状態で表示されます。直前の打刻やプロジェクトの変更がすぐに反映されないことがあります

毎月の確認依頼

毎月1日の 8:30 頃、「クローズ候補」と「要確認」のプロジェクトについて確認依頼が届きます。

依頼先の決まり方

1. プロジェクトの PM に依頼します
2. PM が未設定、または退職・休職などで無効な場合は、主幹部署のマネージャーに依頼します。主幹部署に所属する人のうち、管理職の役職を持ち、役職のランクがいちばん上の人です
3. どちらも決まらないプロジェクトには依頼が出ません。プロジェクトの PM か主幹部署を設定してください

届き方

• 依頼は1人につき1件にまとめて届きます。担当するプロジェクトが複数あっても、1件の依頼の中にすべて並びます
• 通知「プロジェクト棚卸のお願い（未回答 ◯件）」から回答画面を開けます
• 前の月の依頼に未回答のプロジェクトが残っている場合は、新しい依頼を作らず、その依頼へ今月の対象を追加します。同じ月に依頼や通知が重なって届くことはありません
• 依頼の後に打刻が再開した・終了日が入ったなど、対象から外れたプロジェクトは、未回答なら次の確認依頼のときに依頼から外れます

依頼が出ないプロジェクト

• 「終了する」と回答済みで、入力した終了日がまだ来ていないプロジェクト（終了日が来ると自動でクローズになります）
• 「続ける」と回答してから 6か月（判定基準 continue_exclusion_months）が経っていないプロジェクト。期間が明けた月の確認依頼から再び対象になります

確認依頼に回答する

通知から回答画面（「プロジェクト棚卸の確認」）を開き、プロジェクトごとに回答します。各プロジェクトには判定・理由・最終打刻日・期間・取引の状況が表示されます。

取引の状況

「終了する」「続ける」を判断する材料として、プロジェクトごとに取引の状況が表示されます。対象はそのプロジェクトに紐づく契約・請求・仕入です。

• 契約期間中、または支払期日が先の仕入がある場合は「契約期間中・支払予定の仕入あり」と表示されます
• 取消・失注・削除した請求、取消・削除した仕入は数えません
• プロジェクトが未設定の請求は、元の見積のプロジェクトの請求として数えます
• 契約・請求・仕入が無く、失注していない見積も無いプロジェクトは「取引なし」と表示されます
• 金額・取引先は表示されません。取引機能の権限が無い人でも、日付と有無だけを確認できます

終了する

1. 「終了する」を選ぶ
2. 「終了日」を入力する
3. 「回答を保存」をクリック

• 入力した終了日がプロジェクトの終了日に反映されます。終了日が過去ならすぐに、未来日ならその日の翌日にクローズになります
• メンバーのアサイン期間と食い違う終了日は保存できません。表示されるメッセージに従って終了日かアサイン期間を見直してください
• 「終了する」と回答した後に「続ける」へは変更できません。続ける場合は、プロジェクトの編集画面で終了日を見直してください

続ける

1. 「続ける」を選ぶ
2. 必要に応じて「続ける理由（任意）」を入力する（例: 保守契約が継続中のため）
3. 「回答を保存」をクリック

• 回答した日・回答した人・理由が、プロジェクトの「棚卸の継続記録」として残ります
• 「続ける」と回答したプロジェクトは、一定期間（初期値6か月）確認依頼の対象から外れます

回答できるのは、依頼を受け取った本人と管理者だけです。すべてのプロジェクトに回答すると、依頼は「回答済み」になります。

棚卸の継続記録

プロジェクトの編集画面の「基本情報」タブの下部に、「棚卸の継続記録」が表示されます。確認依頼で「続ける」と回答された最新の記録です（記録が無いプロジェクトでは表示されません）。

記録の下には、いま確認依頼の対象から外れているか（外れている場合は、いつの確認依頼から再び対象になるか）が表示されます。

回答状況を確認する（管理者）

組織管理の「プロジェクト棚卸」で、確認依頼への回答状況を棚卸月ごとに確認できます。閲覧できるのは管理者だけです。

1. 組織管理を開き、「プロジェクト棚卸」を選ぶ
2. 「棚卸月」で確認したい月を選ぶ

画面上部に、対象プロジェクト・未回答・続ける・終了するの件数が表示されます。

依頼先別

依頼先ごとに、状態（回答済み／未回答あり）、対象・未回答・続ける・終了するの件数、依頼日時、回答完了日時が表示されます。未回答が多い依頼先が上に並びます。

プロジェクト別

プロジェクトごとに、回答状況・判定・依頼先・終了日（回答）・回答者・回答日時が表示されます。「回答状況」で未回答／続ける／終了するに絞り込めます。

• 依頼先が「PM不在のため主幹部署マネージャー」と表示されているものは、PM が未設定・無効だったため主幹部署のマネージャーに依頼したものです
• 「◯◯ から持ち越し」と表示されているものは、前の月以前の依頼に残っている未回答です

代理回答

依頼先の人が回答できない場合は、管理者が代わりに回答できます。

1. 「依頼先別」タブの依頼先の名前、または「プロジェクト別」タブの「依頼先」の名前をクリック
2. 開いた回答画面で、確認依頼に回答すると同じ手順で回答する

代理回答した場合、回答者には管理者の名前が記録されます。

関連ページ

• プロジェクト・タスク管理