経費の管理者機能
経費機能の管理者（または全体管理者）は、全ユーザーの通勤交通費の確認・修正と、CSV出力を行えます。申請に使うワークフローを指定する「経費設定」は、全体管理者のみが開けます。
これらの操作は、サイドバーの「経費」を開いたときに表示されるタブと、画面右上の「経費設定」ボタンから行います。
通勤交通費一覧（全ユーザーの確認）
「通勤交通費一覧」タブでは、テナント内のすべてのユーザーの通勤交通費を確認できます。
上部の絞り込み条件で対象を絞ります。
| 条件 | 説明 |
|---|---|
| 名前 | 氏名の一部を入力して絞り込みます |
| ステータス | 下書き・申請中・承認済み・却下から選びます |
| 対象年月 | 対象の月で絞り込みます |
ステータスを選ばず「すべて」のままにした場合、下書きは表示されません（申請中・承認済み・却下のみが対象です）。まだ提出されていないものを含めて見たいときは、ステータスで「下書き」を選んでください。
一覧の行をクリックすると、管理者用の編集画面が開きます。
申請内容を修正する（管理者）
承認済みの申請に誤りが見つかった場合など、管理者は内容を直接修正できます。
- 「通勤交通費一覧」タブで対象の行をクリックします。
- 「通勤交通費編集（管理者）」の画面が開きます。日別通勤区分・コメントを修正できます。
- 「保存」をクリックします。集計と合計金額は修正内容に合わせて再計算されます。
申請者に修正し直してもらう（申請中のみ）
「下書きに戻す」ボタンは、ステータスが「申請中」の申請にだけ表示されます。 クリックするとステータスが下書きに戻り、申請者が編集・再申請できるようになります。このとき、それまでのワークフロー情報はクリアされます。
承認済み・却下の申請を下書きに戻すことはできません。承認済みの内容を直す手段は、上の 1〜3 の直接修正だけです。
CSVエクスポート
承認済みの通勤交通費を、給与計算などに使えるCSVファイルとして出力します。
- 「通勤交通費エクスポート」タブを開きます。
- 「対象年月」を選びます（初期値は前月です）。
- 退職者など非表示のユーザーも出力したい場合は、「非表示のユーザーも含める」にチェックを入れます。
- 「CSVエクスポート」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
CSVは、在籍しているユーザー全員が1行ずつ出力されます（非表示のユーザーは、上記3のチェックを入れたときだけ含まれます）。行に入る金額・日別の区分・ワークフローコメントは 承認済み の申請だけが対象です。下書き・申請中・却下の申請は金額が確定していないため反映されず、その月に承認済みの申請がないユーザーは、月合計が0・日別が空欄の行として出力されます。
CSVには次の内容が含まれます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 氏名 | 対象ユーザーの氏名 |
| 通勤交通費（月合計） | 承認済みの申請から計算した合計金額。承認済みの申請がない場合は0 |
| 社員番号・契約区分 | ユーザー情報に登録された値 |
| 通勤交通機関・通勤経路・通勤交通費（片道） | 承認済みの申請がある場合は申請時点の通勤情報、ない場合はユーザー情報に現在登録されている内容 |
| 1日〜月末日 | 日ごとの区分（往復／片道／空欄）。承認済みの申請がない場合はすべて空欄 |
| ワークフローコメント | 申請時に入力されたコメント（承認済みの申請がある場合のみ） |
行は、社員（入社順）→ パートナー（契約開始順）の順に並びます。
経費設定（ワークフローの指定）
通勤交通費の申請に使うワークフローを指定します。この設定を開いて変更できるのは全体管理者だけです。 経費機能の管理者には画面右上の「経費設定」ボタンは表示されません。
- 「経費」画面の右上にある「経費設定」をクリックします。
- 「通勤交通費ワークフロー」から、使用するワークフローを選びます。
- 「保存」をクリックします。
選択肢に表示されるのは、ワークフロー機能で作成されたワークフローです。通勤交通費の申請として使うには、ワークフローのカテゴリに「通勤交通費」を選んでおく必要があります。
ここでワークフローを指定すると、従業員の申請画面の「申請ワークフロー」には指定したワークフローだけが並びます（1つだけになるため自動的に選ばれた状態で表示されます）。
指定を空欄（未設定）にした場合は、カテゴリに「通勤交通費」を選んだワークフローのうち、その申請者が使えるものがすべて並び、従業員が選んで申請します。従業員が申請できるようにするために必要なのは、カテゴリが「通勤交通費」のワークフローが作成されていることです。
指定したワークフローを後から削除・無効化したり、カテゴリを「通勤交通費」以外に変えたりした場合、また指定したワークフローの申請対象に含まれない従業員の場合は、その指定は使われず、未設定のときと同じく申請できるワークフローがすべて並びます（指定の変更し忘れで申請が止まらないようにするためです）。
通勤情報の登録
金額の計算に使う片道交通費・通勤経路・通勤交通機関は、経費機能ではなく 組織管理のユーザー編集画面（契約情報） で登録します。
- 組織管理からユーザーを開きます。
- 契約情報の「通勤情報」で、通勤交通機関・通勤経路・通勤手当（片道交通費）を登録します。
- 保存します。
登録内容は、下書き・却下の申請には自動で反映されます。すでに申請中・承認済みの申請には、申請時点の内容がそのまま残ります。
よくある質問
Q. 「通勤交通費一覧」に、あるはずの申請が出てきません
A. ステータスが「すべて」のときは下書きが表示されません。ステータスで「下書き」を選んで確認してください。
Q. CSVに金額が入らないユーザーがいます
A. そのユーザーの申請が、その月に承認済みになっているかを確認してください。承認済みの申請がないユーザーは、行は出力されますが月合計が0・日別が空欄になります。なお、退職などで非表示になっているユーザーは、「非表示のユーザーも含める」にチェックを入れないと行そのものが出力されません。
Q. 承認後に交通費の金額が変わりました。過去の申請も直りますか
A. 直りません。承認済みの申請には承認時点の通勤情報が保存されます。過去分を修正する場合は、管理者用の編集画面から直接修正してください。