議事録

「議事録」は、会議のアジェンダ、記録、決定事項、アクションアイテムをまとめて管理する機能です。公開範囲を指定して共有したり、PDFで保存したりできます。

サイドバーの「議事録」から開きます。議事録はベータ機能のため、メニューには「β」のマークが付いています。

画面の構成

メニューが表示されない場合は、議事録機能の利用権限が不足しているか、サイドバー下部の「正式機能のみ」がオンになっている可能性があります。

議事録を探す

1. サイドバーの「議事録」を開き、「議事録一覧」を選びます
2. 必要に応じて、タイトル、タグ、ステータス、会議種別、プロジェクトで絞り込みます
3. 「開催日時」「作成日時」「更新日時」「タイトル」から並び替えの基準を選びます
4. 対象の議事録をクリックして詳細を開きます

「リスト／カレンダー」で表示形式を切り替えられます。「＋ タブを追加」を使うと、よく使う検索条件を保存できます。

議事録を作成する

1. 議事録一覧の右上にある「新規作成」をクリックします
2. タイトル、会議種別、日時、所要時間を入力します
3. 必要に応じてプロジェクトと参加者を選びます。社外の参加者は「外部参加者」から追加します
4. アジェンダと議事録本文を入力します。「テンプレートを適用」から登録済みのひな形も使えます
5. 必要に応じて決定事項、アクションアイテム、カテゴリ、タグを追加します
6. 公開範囲を選び、画面右上または下部の「作成する」をクリックします

公開範囲では、全員、参加者、部署、部署と職位、プロジェクト、ユーザーを指定できます。会議の内容に合った範囲を選んでください。

作成後の確認と共有

作成した議事録は、最初は「下書き」です。詳細画面で内容を確認してから共有します。

1. 議事録一覧から対象の議事録を開きます
2. 必要に応じて「編集」で基本情報を修正します。詳細画面の議事録本文は自動保存され、複数人で同時に編集できます
3. 内容と公開範囲を確認し、「公開」をクリックします

詳細画面では、次の操作もできます。

テンプレートを管理する

定例会議などで同じ構成を繰り返し使う場合は、テンプレートを登録しておくと入力を省けます。

1. サイドバーの「議事録」を開き、「議事録テンプレート」を選びます
2. 右上の「新規作成」をクリックします
3. テンプレート名と説明を入力します
4. 全体で使うか、対象プロジェクトを限定するかを選びます
5. 必要に応じて議事録タイプを指定し、アジェンダテンプレートと議事メモテンプレートを入力します
6. 「作成」をクリックします

登録したテンプレートは一覧の「編集」から変更できます。不要になった場合は「削除」を使います。

Notionから議事録を取り込む

Notionデータベースに保存している議事録を、次の4ステップでTWPへ取り込めます。

1. サイドバーの「議事録」を開き、「Notionインポート」を選びます
2. 連携済みのNotionワークスペースを選びます
3. インポートするデータベースを選びます
4. Notionの各プロパティを、タイトルなどのTWP議事録フィールドへ割り当てます。タイトルの割り当ては必須です
5. プレビューを確認し、「インポートを開始」をクリックします
6. 実行結果を確認し、「議事録一覧を確認」から取り込んだ議事録を開きます

ワークスペースが表示されない場合は、プロフィール設定でNotionを連携してください。データベースが表示されない場合は、Notion側で連携機能に対象データベースへのアクセスを許可してください。

よくある質問

Q. 作成した議事録をほかのユーザーが見られません

A. 議事録の公開状態と公開範囲を確認してください。下書きのままの場合や、閲覧者が公開範囲に含まれていない場合は表示されません。

Q. 議事録本文に保存ボタンがありません

A. 詳細画面の議事録本文は自動保存されます。画面に「接続済み」と表示されていることを確認してください。タイトルや参加者など、本文以外を変更するときは「編集」を使います。

Q. Notionのデータベースが一覧に表示されません

A. Notion側で、TWPと連携している機能に対象データベースへのアクセスを許可してください。連携自体が表示されない場合は、プロフィール設定からNotionを連携し直してください。