仮払の申請と精算

出張の旅費など、使う前にまとまった金額が必要な費用を「仮払」として会社から事前に受け取れます。使い終わったら実際にかかった費用を立替経費として申請し、仮払と精算します。仮払と実費の差額は、返金または追加支給になります。

流れ

1. 従業員が仮払を申請します（金額・目的・精算予定日）
2. ワークフローで承認されます
3. 経理担当が仮払を支払い、「支払済み」にします
4. 従業員が実際にかかった費用を立替経費で申請し、承認されます
5. 仮払と立替経費を紐づけて精算します。差額が表示されます

画面を開く

サイドバーの「経費」から「仮払」をクリックします。経費の画面上部にある「通勤交通費」「立替経費」「仮払」のタブでも切り替えられます。

自分の仮払一覧

自分の仮払が並びます。初期状態では「未精算だけ表示」にチェックが入っており、承認済み・支払済みで、まだ精算していない仮払だけが表示されます。チェックを外すと、すべての仮払をステータスで絞り込めます。

精算予定日を過ぎても精算していない仮払は、行が赤くなり「期限超過」と表示されます。

仮払を申請する

1. 一覧の右上にある「新規作成」をクリックします。
2. 次の項目を入力します。

3. 「ワークフロー」を選びます（使えるワークフローが1つだけなら自動で選ばれます）。申請には、カテゴリに「仮払」を選んだワークフローが必要です。
4. 「申請する」をクリックします。途中で保存する場合は「下書き保存」をクリックします。

申請中の仮払は「取り下げる」で下書きに戻せます。下書き・却下の仮払は「取消」で取り消せます。

精算する

経理担当が支払済みにした仮払は、立替経費と紐づけて精算できます。先に、実際にかかった費用を 立替経費 で申請し、承認を受けておいてください。

精算はどちらの画面からでもできます。

• 仮払の画面から: 支払済みの仮払を開き、「立替経費で精算する」欄で承認済みの立替経費を選びます
• 立替経費の画面から: 承認済みの立替経費を開き、「仮払と精算する」欄で支払済みの仮払を選びます

選ぶと、仮払と実費の金額、差額（返金 / 追加支給）が表示されます。内容を確かめて「精算する」をクリックします。

精算に使えるのは、承認済み（まだ振り込まれていない）で、ほかの仮払の精算に使っていない立替経費です。精算済みの仮払は候補に表示されないため、同じ仮払を二度精算することはありません。

経理担当の操作

経費機能の管理者と全体管理者には、仮払の画面に「全員の未精算」タブが表示されます。全ユーザーの未精算の仮払が、精算予定日の古い順に並びます。期限を過ぎたものは「期限超過」と表示されます。

承認済みの仮払を支払ったら、「支払済みにする」をクリックし、支払日を入力して確定します。支払済みにした仮払は、申請者が精算できるようになります。

精算の差額（追加支給・返金）は、立替経費の振込データ（CSV）に反映されます。詳しくは 管理者機能 を参照してください。

ステータス